Die Vorbereitungen für den Azubi-Austausch laufen

Hallo liebe Leserinnen und Leser,

im Dezember letzten Jahres hat für die Auszubildenden des 2. Lehrjahres das Seminar „Methoden des Projektmanagement – Vorbereitung Austausch mit Karlsruhe“ in den Seminarräumen des Stadtmuseums stattgefunden. Darüber möchte ich euch heute einen kleinen Einblick geben.

Inhalte des Seminars

Los ging es mit der Begrüßung und Vorstellung. Im Anschluss daran haben wir eine Selbsteinschätzung in Bezug auf das Projekt Karlsruhe gemacht.

Ausbildung bei der Stadtverwaltung Halle (Saale)

Inhalte des Seminars

Projekt/Projektmanagement-magisches Dreieck

Danach ging es darum, was ein Projekt beziehungsweise Projektmanagement überhaupt ist. Hierbei haben wir zunächst die Begriffe geklärt und das magische Dreieck besprochen. Mit jedem Projekt werden Ziele verfolgt. Bei allen Projekten gibt es drei grundlegende Ziele – Leistung/Qualität, Kosten und Zeit (magisches Dreieck).

Das magische Dreieck im Projektmanagement

In Bezug auf unser Projekt würde es wie folgt aussehen:

Zeit/Termin: Wie viel Zeit steht uns für die Umsetzung unseres Projektes zur Verfügung? –Wir haben im Dezember 2018 mit der Planung angefangen. Die Karlsruher kommen in der Woche vom 01.07.-06.07. zu uns. Das heißt einen Monat vorher müsste alles fertig sein.

Zeitplan

Leistung: Was sind die Ziele des Projektes? Ziel ist, dass die Karlsruher einen Einblick in die Arbeit der Stadtverwaltung Halle bekommen und unsere Kultur näher kennenlernen.

Auftragsklärung

Anschließend ging es um das Thema Auftragsklärung und die Erstellung eines Projektstrukturplans. Dabei haben wir das Projekt in verschiedene Aufgabenbereiche gegliedert, wie zum Beispiel Unterkunft/Verpflegung, Freizeitgestaltung und Öffentlichkeitsarbeit. Zum Aufgabenbereich Unterkunft gehört u. a. die Buchung. Zudem müssen Angebote verglichen und Informationen über die Auszubildenden eingeholt werden. Für die Freizeitgestaltung haben wir Ideen gesammelt, wie Grillen, Kino oder auch der Besuch verschiedener kultureller Einrichtungen. Zur Erledigung der Öffentlichkeitsarbeit gehören zum Beispiel die Vorstellung der Stadt Halle und die Veröffentlichung im Amtsblatt. In diesem Zusammenhang haben wir auch die sogenannte KUSS-Formel thematisiert.

: Auftragsklärung/Projektziele

: Projektstrukturplan

: KUSS-Formel: ein Hilfsmittel zur ersten Projektstrukturierung

Arbeitspakete und Projektphasen

Weiterhin ging es um Arbeitspakete und Projektphasen. Wichtige Teilziele des Projektes werden als Meilensteine definiert. Jedes Teilziel wird in weitere Teilziele unterteilt bis jeweils überschaubare Arbeitspakete vorliegen, die einem Verantwortlichen zugeordnet werden.

Abschließend wurde der Projektleiter gewählt und wir haben uns über das Thema Team und Kommunikation unterhalten.

Im August wird Vanessa über den Azubi-Austausch mit Karlsruhe berichten.

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