Franka Wilke macht eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement

Der Hafen ohne Schiffe

Hallihallo…

Heute möchte ich euch von meiner letzten Ausbildungsabteilung berichten. Von September bis November war ich in der Hafen Halle GmbH eingesetzt. Am Anfang konnte ich mir noch nicht so richtig vorstellen, was mich dort erwartet. Im Nachhinein kann ich sagen, dass ich den Bereich sehr interessant fand und ich jede Menge dazu gelernt habe.

Die Hafen Halle GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der Stadtwerke Halle GmbH. Die Schifffahrtsbedingungen an der unteren Saale sind bezüglich der Fahrtiefe so kompliziert, dass keine Containerschiffe in den Hafen einlaufen können.

Bild: Stadtwerke Halle; Hafen Halle GmbH, Hafenbetrieb, Containerterminal

Doch was passiert im Hafen, wenn keine Schiffe ankommen?

Der Container Terminal besitzt insgesamt 3 Hafenloks und 22 LKW’s, welche für den Transport der Container zuständig sind. Pro Woche werden ca. 20 Containerzüge aus Hamburg und Bremerhaven empfangen und versendet. Ein Teil der Container wird auch nur zur Zwischenlagerung auf den Containerstellplätzen untergestellt und später verladen.

Und was waren nun meine Aufgaben?

Eine meiner Hauptaufgaben war es, die Eingangspost zu bearbeiten. Zum größten Teil waren es Dispo-Rechnungen, die ich als erstes in unser Posteingangsbuch eingetragen habe und die dann mit Eingangs- und Kontierungsstempel versehen wurden. Die Rechnungen der dispositiven Leistungen habe ich sachlich und rechnerisch geprüft, da für die Aufträge alle relevanten Daten im Contado ersichtlich sind. Contado ist ein Erfassungssystem zur Auftragsabwicklung mit Containern. Haben die Summen nicht übereingestimmt, so wurden diese von der Dispo kontrolliert, berichtigt und ggf. reklamiert. Stimmten alle Daten überein, so habe ich die Rechnungen an die Buchhaltung weitergeleitet und die offenen Rechnungsbeträge wurden dort ins SAP eingepflegt. Nachdem dies geschehen ist, habe ich für jede Rechnung nachträglich die Belegnummer notiert. Nach Zahlung der Rechnung wurde ein Rechnungsbegleitschein erzeugt, diesen habe ich an die Eingangsrechnung angeheftet und zusätzlich elektronisch archiviert.

Das war’s schon? Nein, noch lange nicht!

Jeden Tag hab ich Kontoauszüge auf Richtigkeit kontrolliert. Mit Hilfe von verschiedenen Programmen konnte ich prüfen, ob die uns überwiesenen Rechnungsbeträge mit unseren Ausgangsrechnungen übereinstimmten. Wenn unsere Kunden im Zahlungsverzug waren, habe ich per Mail Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verschickt. Manche habe ich auch per Post versendet, d.h. sie kuvertiert, gewogen, frankiert und ins Postausgangsbuch eingetragen. Zusätzlich habe ich an manchen Tagen zusammen mit meinen Kollegen unseren Konferenzraum für Seminare vorbereitet, wo wir Tische mit Kaffee, Tee, Säften und Gebäck eingedeckt haben. Dies war eine nette Abwechslung, um dem Kopf mal eine Pause zu gönnen.

Und wenn ich in Zukunft vor mir auf den Straßen einen LKW mit Containern sehe, dann weiß ich welchen Weg dieser zurückgelegt bzw. noch vor sich hat.

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